THE FLAG Lugano – Serviced Apartments

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte und serviceorientierte Persönlichkeit als Guest Experience & Operations Coordinator (m/w/d).

Deine Rolle

Als Guest Experience & Operations Coordinator bist Du die zentrale Ansprechperson für unsere Gäste und das operative Herzstück der Hospitality des THE FLAG Lugano. Du begleitest die gesamte Guest Journey – von der Reservierung über den digitalen Check-in bis zum Check-out – und stellst gleichzeitig einen reibungslosen operativen Ablauf sicher.

In unserem modernen, digitalisierten Serviced-Apartment-Konzept arbeitest Du nicht nur an einer klassischen Rezeption, sondern koordinierst die wichtigsten Prozesse vor Ort und im Hintergrund. Du betreust unsere Gäste vor Ort im Haus an der Rezeption, steuerst externe Dienstleister, Housekeeping und unterstützt die Vermarktung unserer Apartments über Direkt- und Online-Vertriebskanäle.

Deine Aufgaben

Digitale Guest Journey & Guest Support

• Erste Ansprechperson für Gäste vor, während und nach ihrem Aufenthalt
• Betreuung der Gäste über digitale Kommunikationskanäle
• Unterstützung bei Self-Check-in- und Mobile-Check-in-Prozessen
• Sicherstellung eines reibungslosen digitalen Gästeerlebnisses entlang der gesamten Guest Journey
• Bearbeitung von Gästeanfragen, Sonderwünschen und Reklamationen
• Unterstützung der Gäste bei der Nutzung digitaler Zugangssysteme und Hausservices wie SPA und Wellbeing
• Aktives Einholen und Bearbeiten von Gästefeedback sowie Management von Online-Bewertungen

Reservierungs- & OTA-Management

• Bearbeitung und Überwachung von Reservierungen über Direkt- und Online-Vertriebskanäle
• Steuerung der Kommunikation mit Gästen vor der Anreise
• Unterstützung bei Maßnahmen zur Optimierung von Auslastung, Umsatz und Gästezufriedenheit

Operations & Qualitätsmanagement

• Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts in einem digital geführten Apartmentbetrieb
• Koordination und Zusammenarbeit mit Housekeeping und Wäscherei
• Überwachung der Apartmentqualität sowie Einhaltung der THE FLAG Qualitätsstandards
• Organisation und Nachverfolgung von Wartungs-, Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen über unsere zentrale Verwaltungssoftware
• Aktive Mitarbeit bei der kontinuierlichen Optimierung operativer Abläufe

Administration & Back Office

• Verwaltung und Pflege von Reservierungen, Gästedaten und Vertragsunterlagen
• Erstellung und Prüfung von Rechnungen über das PMS Apaleo
• Unterstützung bei Reportings, Monatsabschlüssen und Kennzahlenanalysen
• Pflege und Kontrolle relevanter Systeme, Datenbanken und digitaler Prozesse

Dein Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in der Hotellerie
• Erste Berufserfahrung in den Bereichen Hospitality, Serviced Apartments
• Ausgeprägte IT-Kentnisse und Erfahrung mit Hotelsoftware
• Hohe Organisationsfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise
• Freude am Umgang mit Gästen, persönlich als auch in einem digitalen Umfeld
• Hands-on-Mentalität und lösungsorientiertes Denken
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Anwendungen

Sprachkenntnisse

• Italienisch und Englisch verhandlungssicher
• Deutsch von Vorteil
• Weitere Fremdsprachen sind willkommen

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle und vielseitige Position in einem innovativen Hospitality- und Living-Konzept
• Modernes und digitalisiertes Arbeitsumfeld
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Hohe Eigenverantwortung und Gestaltungsmöglichkeiten
• Persönliche und fachliche Entwicklungsperspektiven innerhalb der THE FLAG Gruppe
• Attraktive Mitarbeitervorteile
• Einen Arbeitsplatz in einer der attraktivsten Regionen der Schweiz

Dein Beitrag zum Erfolg von THE FLAG Lugano

Du bist das operative Gesicht von THE FLAG Lugano und die wichtigste Ansprechperson für unsere Gäste. Durch Deine Serviceorientierung, Dein Organisationstalent und Deine digitale Kompetenz sorgst Du dafür, dass unsere Gäste einen unkomplizierten und hochwertigen Aufenthalt erleben und unser Standort effizient, professionell und erfolgreich betrieben wird.

THE FLAG Lugano – Serviced Apartments

Per rafforzare il nostro team, siamo alla ricerca di una persona motivata, orientata al servizio e all'ospitalità per la posizione di Guest Experience & Operations Coordinator (m/f/d).

Il tuo ruolo

In qualità di Guest Experience & Operations Coordinator, sarai il principale punto di riferimento per i nostri ospiti e il cuore operativo dell’attività hospitality di THE FLAG Lugano.

Accompagnerai l’intero percorso dell’ospite – dalla prenotazione al check-out, passando per il check-in digitale – garantendo al contempo il corretto svolgimento delle attività operative quotidiane.

All’interno del nostro moderno concetto di Serviced Apartments digitalizzati, non lavorerai esclusivamente alla reception tradizionale, ma coordinerai i processi chiave sia sul posto che dietro le quinte. Accoglierai e assisterai gli ospiti presso la reception, coordinerai fornitori esterni e il servizio housekeeping e supporterai la commercializzazione degli appartamenti attraverso canali diretti e piattaforme di distribuzione online.

Le tue responsabilità

Guest Journey Digitale & Guest Support

• Essere il primo punto di contatto per gli ospiti prima, durante e dopo il soggiorno
• Assistere gli ospiti attraverso canali di comunicazione digitali
• Supportare i processi di self check-in e mobile check-in
• Garantire un’esperienza digitale fluida e di alta qualità durante tutta la Guest Journey
• Gestire richieste, esigenze particolari e reclami degli ospiti
• Supportare gli ospiti nell’utilizzo dei sistemi di accesso digitali e dei servizi della struttura, come SPA e Wellbeing
• Raccogliere e gestire attivamente il feedback degli ospiti e monitorare le recensioni online

Gestione Prenotazioni & OTA

• Gestire e monitorare le prenotazioni provenienti da canali diretti e online
• Coordinare la comunicazione con gli ospiti prima dell’arrivo
• Supportare iniziative volte a ottimizzare occupazione, ricavi e soddisfazione degli ospiti

Operations & Quality Management

• Garantire il corretto svolgimento delle attività quotidiane in una struttura gestita in modo digitale
• Coordinare e collaborare con il servizio housekeeping e la lavanderia
• Monitorare la qualità degli appartamenti e garantire il rispetto degli standard qualitativi THE FLAG
• Organizzare e monitorare interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria tramite il nostro software gestionale centralizzato
• Partecipare attivamente al miglioramento continuo dei processi operativi

Amministrazione & Back Office

• Gestire e aggiornare prenotazioni, dati degli ospiti e documentazione contrattuale
• Emettere e verificare fatture tramite il PMS Apaleo
• Supportare attività di reportistica, chiusure mensili e analisi dei KPI
• Curare e controllare i sistemi, i database e i processi digitali rilevanti

Il tuo profilo

• Formazione professionale completata nel settore alberghiero
• Preferibile esperienza nei settori Hospitality, Serviced Apartments o strutture ricettive
• Ottime competenze informatiche ed esperienza nell’utilizzo di software alberghieri
• Elevate capacità organizzative e autonomia operativa
• Predisposizione al contatto con gli ospiti, sia di persona che in ambiente digitale
• Mentalità pratica ("hands-on") e orientamento alla soluzione dei problemi
• Buona conoscenza di MS Office e degli strumenti digitali

Lingue

• Italiano e inglese fluenti, sia scritti che parlati
• La conoscenza del tedesco costituisce un vantaggio
• Altre lingue straniere sono gradite

Offriamo

• Una posizione stimolante e versatile all’interno di un innovativo concetto di hospitality e living
• Un ambiente di lavoro moderno e digitalizzato
• Gerarchie piatte e processi decisionali rapidi
• Ampia autonomia e possibilità di contribuire attivamente allo sviluppo della struttura
• Opportunità di crescita professionale all’interno del Gruppo THE FLAG
• Interessanti benefit per i collaboratori
• Un luogo di lavoro in una delle regioni più attrattive della Svizzera

Il tuo contributo al successo di THE FLAG Lugano

Sarai il volto operativo di THE FLAG Lugano e il principale punto di riferimento per i nostri ospiti. Grazie al tuo orientamento al servizio, alle tue capacità organizzative e alle tue competenze digitali, contribuirai a garantire un soggiorno semplice, confortevole e di alta qualità, assicurando al contempo una gestione efficiente, professionale e di successo della struttura.

Leistungen:

• Mitarbeiterrabatt

Arbeitsort: Vor Ort