Online Interviews, die per Videokonferenz durchgeführt werden, gibt es immer häufiger und zwar nicht nur zur Vorauswahl eines Kandidaten. Von der Einsparung von Reise- und Übernachtungskosten über die Koordinierung unterschiedlicher Terminkalender bis hin zum Schutz der Gesundheit während der Grippehochsaison: Die Durchführung hocheffektiver virtueller Interviews kann sowohl für Arbeitgeber als auch für Kandidaten von Vorteil sein. Dazu muss der Prozess jedoch richtig gestaltet werden.
Hier sind einige bewährte Methoden, die Sie anwenden können, um einen reibungslosen Prozess sowie eine positive Candidate Experience zu gewährleisten:
1. Seien Sie vorbereitet.
Um sicherzustellen, dass ein virtuelles Interview die Relevanz und alle Formalitäten eines persönlichen Interviews beibehält, ist es wichtig, ein virtuelles Interview akribisch zu planen. So stellen Sie sicher, dass das Gespräch einwandfrei abläuft:
- Lesen Sie die Stellenbeschreibung und den Lebenslauf des Kandidaten noch einmal durch und notieren Sie Fragen, die Sie dem Kandidaten stellen möchten.
- Stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer über den korrekten Zeitpunkt des Interviews informiert ist, beachten Sie dabei eventuell unterschiedliche Zeitzonen.
- Gewährleisten Sie, dass intern jeder genau informiert ist, mit wem der Kandidat sprechen wird, sowie darüber, was die Hauptaufgaben des Jobs sind.
- Teilen Sie dem Kandidaten mit, von welchen Personen er interviewt wird, sodass er sich im Vorfeld darauf vorbereiten kann.
- Überprüfen Sie Glassdoor für alle aktuellen Bewertungen Ihres Unternehmens, insbesondere für Bewertungen der spezifischen Abteilung oder der Stelle, auf die der Kandidat sich bewirbt.
- Überprüfen Sie die interne Raumverfügbarkeit und die technische Ausstattung. Vergewissern Sie sich, dass der Kandidat mit der virtuellen Plattform vertraut ist.
- Stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer weiß, wie er nach dem Interview Feedback abgeben kann.
2. Stärken Sie Ihr Employer Branding.
Stellen Sie sicher, dass jeder Interviewer bestens mit der Unternehmensgeschichte und -kultur vertraut ist. Selbstverständlich sollen die Interviewer auch gut über die Kandidaten sowie die Position informiert sein. Über folgende Schlüsselinformationen sollten deshalb alle verfügen:
- Aufgaben und Funktion der einstellenden Abteilung oder des Teams
- Titel und Verantwortlichkeiten (einschließlich der Stellenbeschreibung)
- Berichtsstruktur
- Identifizierung funktionsübergreifender Teammitglieder
- Zukünftige Projekte der Abteilung oder des Teams
- Aufstiegsmöglichkeiten
- Voraussichtliches Einstellungsdatum
- Gehaltsspanne (falls für den Interviewer angemessen)
- Glassdoor-Bewertung
- Beliebtheitsgrad des CEO
- Positive und negative Glassdoor-Bewertungen
3. Haben Sie eine Strategie.
Überlegen Sie sich im Voraus genau, welche Fähigkeiten, Eigenschaften und Kompetenzen Sie in einem Kandidaten suchen. Überlegen Sie sich spezifische Fragen dazu. Wenn sich mehrere Personen mit demselben Kandidaten unterhalten, stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus Fragen vorbereitet haben, die darauf abzielen, die spezifischen Kompetenzen jeder einzelnen Person zu identifizieren. Diese sollten sich damit befassen, in welcher Beziehung die jeweilige Person zu dem Kandidaten stehen würde, falls er/sie den Job bekäme.
- Weisen Sie jedem Interviewer spezifische Kompetenzen zu, auf die derjenige sich fokussieren sollte.
- Identifizieren Sie die für die Rolle idealen Soft Skills und gestalten Sie die Fragen für jeden Interviewer entsprechend.
- Erwägen Sie, dass jeder Interviewer mit einer einfachen Frage beginnt oder endet, um den Kandidaten zu beruhigen.
- Sammeln Sie unmittelbar nach dem Interview Feedback, indem Sie um Rückmeldung bitten oder eine Nachbesprechung nach dem Interview einplanen.
4. Kommunizieren Sie offen.
Besonders bei einem virtuellen Vorstellungsgespräch, bei dem ein Kandidat nicht persönlich freundlich begrüßt werden kann, ist es wichtig, den Kandidaten auf dem Laufenden zu halten. Wenn Kandidaten wissen, was auf sie zukommt, fühlen sie sich respektiert und geschätzt. Wenn sie eine direkte und personalisierte Absage erhalten, behalten sie trotz dessen mit größerer Wahrscheinlichkeit einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen. Vergewissern Sie sich, dass die Kandidaten informiert sind über:
- Den allgemeinen Zeitplan für den Einstellungsprozess
- Namen und Funktion der Interviewer vor jeder Runde
- Nützliche Fakten, wie Erwartungen für ein bestimmtes Treffen, persönliche Schwerpunkte oder Ziele bestimmter Interviewer
- Erwartete Reaktionszeit nach jedem Schritt
- Nehmen Sie Kontakt auf, sobald ein Kandidat abgelehnt wird:
- Rufen Sie Kandidaten an, mit denen längere Gespräche geführt wurden.
- Erwähnen Sie, wenn gewünscht, dass er sich in Zukunft für eine andere Stelle im Unternehmen bewerben kann.
- Bitten Sie den Kandidaten, eine Bewertung zum Vorstellungsgespräch auf Glassdoor zu schreiben.